ビンゴ景品の準備チェックリスト｜買う前から当日まで

買い物と準備をまとめる、無料のA4シート

商品名・購入先・単価・個数・送料等を記入し、購入・到着・包装にチェックを付けられます。8行では足りない場合は、同じシートを追加印刷してください。

無料・登録不要 ／ A4・1ページ

幹事の買い物・準備チェックシート

印刷して、手書きで使えるPDFです。

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買う前に決めるのは、予算と「何人に渡すか」

最初に、送料・包装まで含めた総予算、参加人数、景品の個数を書きます。予算を商品だけで使い切らず、袋や配送の費用を残しておくためです。

• 総予算に送料・包装・手数料を含むかを決める。
• 抽選で一部の人に渡すか、全員に1個ずつ渡すかを決める。
• 同じ人の重複当選を認めるか、先にルールをそろえる。
• 品物が会の前に届き、検品・包装する時間が取れるかを見る。
• 持ち込みや保管、当選者の持ち帰りに無理がないかを確かめる。

例えば20人に対して景品が8個なら、1人1個・重複なしでも受け取るのは8人です。全員分を用意する会とは、最初に必要な数が違います。金額の配分は20人・2万円の景品予算の記事で比較できます。

記入例：同じ注文の送料を、2回足さない

シートの商品計には「単価×個数」を記入します。送料・包装等の欄には、その行で計上する送料・袋・手数料を書きます。同じ注文に商品が複数あるときは、送料を代表の1行にだけ記入し、他の行は0円とすると重複を防げます。

支払総額 C ＝ 4,100 ＋ 1,100 ＝ 5,200円

総予算を6,000円とする仮の例なら、残額は800円です。商品は3種類でも、個数は4個。参加人数と照らすのは「種類の数」ではなく、何人へ渡せる個数かです。

未購入の品は見積もり額を入れ、購入後は実際の注文合計に合わせて更新します。書き直した後に、A・B・Cと残額をもう一度足し引きしてください。ポイント付与の予定を、その場の支払額から勝手に引かないようにします。

届いたら確認し、包装した後も中身が分かるように

商品が届いたら、注文した品・色・個数と合うか、破損や不足がないかを見ます。確認してから包装し、シートの「到着」「包装」にチェックを付けます。返品・交換の連絡期限などは購入先の条件を確認してください。

包むと中身が分からなくなるため、袋や箱の目立たない位置にシートと同じ行番号を付ける案です。番号は当選順位とは分けて使い、何が入った包みかを幹事だけが追えるようにします。複数枚なら、通し番号かシート番号も添えます。

• 到着した数と、シートの個数が一致している。
• 付属品・説明書を、必要な品に一緒に入れた。
• 価格の分かる明細などを、そのまま贈る袋に入れていない。
• 壊れやすいものは、持ち帰るときにも保護できる。
• 会場へ運ぶ袋・箱と、保管場所を用意した。

当日は、配り方・残数・持ち帰りを確認する

始める前に、景品の数、配る順番、重複当選の扱いを進行役とそろえます。渡すたびに残数を確認すると、予定と違う数になったときに気付きやすくなります。

会場で盛り上がる大きさと、帰りに持ち歩ける大きさは同じではありません。電車で帰る参加者がいるなら、箱と袋まで含めたかさを考えます。具体的な候補は持ち帰りやすい景品の記事へ。

• 進行役が、配る個数とルールを把握している。
• 袋や緩衝材を、必要な数だけ用意している。
• 渡した数と残っている数が合う。
• 余った品や欠席者分を、誰が保管するか決まっている。

ひと言のカードを添えるなら、職場ギフトの短いメッセージ例も使えます。品物がまだ決まっていないときは、景品候補を写真から探すこともできます。

シートの使い方と、このガイドの範囲

このシートと記入例は、ニヤコレが作成した準備用のひな形です。ご自身やご所属先のイベントで、印刷・複製して使えます。記入済みのシートを準備担当者同士で共有することもできます。素材そのものの販売や、配布用データとしての転載はお控えください。

記入した内容をニヤコレへ送る操作はありません。参加者の氏名・連絡先を書かずに運用できる項目にしています。会社や会場に指定の手順があれば、それに合わせて確認項目を足してください。

実際の会を運営した実績や、商品の購入・使用を報告する記事ではありません。予算計算と準備の流れを整理した編集上の提案です。改善のご意見はお問い合わせフォームへお寄せください。

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